Si vous vous êtes lancé dans l’entrepreneuriat vous devez exécuter plusieurs tâches qui seront nécessaires pour automatiser et gérer une entreprise. Des tâches auxquelles vous n’aurez peut-être pas pensé avant de vous lancer comme le marketing, la comptabilité, la gestion commerciale. C’est pourquoi nous avons souhaité lister les meilleurs outils pour vous y aider. Découvrez dans cet article quels sont les meilleurs outils pour gérer une entreprise.
L’outil pour se former à la gestion d’entreprise
La formation professionnelle de gestion d’entreprise vous permet de vous former rapidement pour créer et gérer votre entreprise. Cette formation vous permet de maîtriser tous les outils de gestion d’entreprise nécessaires à la bonne marche de votre activité. La formation entrepreneur comporte de nombreux avantages tels que :
- effectuer une reprise ou création d’entreprise de façon sécurisée ;
- s’assurer que son projet est réalisable et viable ;
- repérer les points d’amélioration.
Les outils marketing/commerce
Pour faire amener votre entreprise à croître sur le marché du travail, les outils marketing et commerciaux sont aujourd’hui incontournables pour gérer une entreprise, les plus utiles sont les suivants :
- le questionnaire d’étude de marché, le Google Forms gratuit en ligne est le plus simple d’utilisation,
- le modèle de proposition commerciale, il s’agit d’un outil qui vous permet de présenter et d’argumenter une offre commerciale pour un client,
- le modèle de plan d’actions commerciales, cet outil vous permet de créer un document où est détaillé l’ensemble des actions commerciales et marketing pour une année.
Les outils de communication
Communication interne
Pouvoir partager des informations et communiquer entre services et employés est très important dans le monde de l’entreprise d’aujourd’hui, pour cela il esxiste divers outils tels que :
- Trello, qui constitue une plateforme en ligne de tableaux partagés, qui permet de créer des visuels d’attribution de tâches, missions et deadlines ;
- Slack, est un outil de communication collaborative comportant des discussions privées et discussions de groupes ;
- Doodle, le calendrier partagé collaboratif ;
- Skype business, permet d’organiser des réunions vidéo en nombre illimité,
- WeTransfer, la plateforme d’envoi de fichiers volumineux.
Communication externe
La communication externe représente un important levier de croissance pour l’entreprise, en effet à l’heure des réseaux sociaux et d’internet les dispositifs de communication gratuits permettent d’accroître la notoriété de l’entreprise. Voici les outils gratuits les plus utilisés :
- le fichier client, c’est un fichier qui répertorie tous les clients ainsi que leurs informations de contact ;
- l’e-mailing, outil d’envoi d’e-mails en grand nombre, les plus utilisés sont Mailjet, MailChimp et SendInBlue.
Création de visuels
Pour communiquer au grand public ou simplement illustrer une proposition commerciale, vous pourrez avoir besoin de créer vous-même vos visuels, les logiciels les plus simples d’utilisation sont les suivants :
- Canva, la plateforme de conception graphique possédant des modèles prêts à l’emploi ;
- Unsplash, la banque d’images de qualité libres de droits ;
- Adobe Spark, logiciel gratuit de la suite Adobe qui permet de créer des visuels textes, images ou vidéos ;
- Prezi, la plateforme de création de présentation avec des modèles modifiables.
Les outils internet
Internet est aujourd’hui devenu incontournable parmi les outils de gestion d’entreprise. Pour gérer une entreprise, il est nécessaire de savoir utiliser ces outils qui sont importants pour la croissance de l’entreprise :
- outils de recherche de mots-clés tendances tels que Google trends ;
- création de site internet sur la plateforme WordPress ;
- création de sites e-commerce via la plateforme Prestashop ;
- suivi de fréquentation d’un site internet grâce au logiciel Google Analytics.
Le plan financier et la rentabilité
Étape incontournable pour gérer une entreprise, il s’agit rarement des tâches les plus appréciées. Ces outils vous aideront à rendre cela plus facile :
- le plan financier chiffré avec outil Excel, pour établir un plan financier ;
- le calcul du seuil de rentabilité via cet outil Excel par WikiCréa ;
- le calcul des coûts de revient avec un fichier Excel ;
- le calcul des taux et coefficients de marge grâce à un fichier Excel ;
- le simulateur de choix de statut juridique avec un algorithme de comparaison.
Les outils de devis-facturation
Pour gérer une entreprise, il est nécessaire d’utiliser des outils de devis et facturation. Ces fichiers sont importants pour gérer les dépenses et recettes, les bons de livraison, les bons de commande et les notes de frais. Ces outils sont primordiaux pour gérer une entreprise, car ils permettent de classer des données en créant des devis, en automatisant les factures, en gardant en mémoire les factures, conservant les coordonnées des clients et en suivant l’évolution du chiffre d’affaires. Voici les plus importants :
- le fichier de devis-facturation ;
- le suivi des dépenses et des recettes ;
- le bon de livraison ;
- le bon de commande ;
- la feuille de frais kilométriques ;
- le fichier de notes de frais.
Les documents obligatoires en entreprise
Pour gérer une entreprise, peu importe sa taille, certaines informations doivent être affichées. Les documents obligatoires selon la législation sont les suivants :
- les horaires de travail ;
- l’intitulé de la convention collective ;
- les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail ;
- le lieu où est conservé le matériel de premier secours ;
- les coordonnées des services de secours d’urgence ;
- les coordonnées du service d’accueil téléphonique mis en place par la Haute autorité de lutte contre les discriminations ;
- les textes relatifs à l’égalité professionnelle entre hommes et femmes ;
- les textes du Code pénal relatifs au harcèlement sexuel et moral ;
- l’ordre des départs en congés payés ;
- les affichages et signalisations de sécurité et incendie.
L’entreprise pourra être sanctionnée si elle ne respecte pas l’affichage de documents obligatoires :
- l’affichage obligatoire en entreprise, voici les documents indispensables ;
- le document d’évaluation des risques en entreprise ;
- affichage sur la législation de la consommation d’alcool ;
- le modèle de registre de sécurité.
Les outils de gestion et de pilotage
Le plan de trésorerie est un tableau de suivi de sur 12 mois qui permet de suivre le budget, anticiper les variations de trésorerie, prendre des décisions pour gérer une entreprise. En complément de ce document il est important d’avoir un document de gestion des stocks pour éviter les ruptures de stock, anticiper les ruptures effectuer les réassorts suffisamment à l’avance, pouvoir expliquer le niveau de la trésorerie et ainsi analyser la situation financière de l’entreprise. Dans le cas de certaines petites entreprises, il n’y a pas besoin d’un système automatisé de gestion des stocks, le contrôle visuel suffit. Un tableau Excel sera utile dans le cas où l’activité se développe. Les documents nécessaires sont les suivants :
- le document de suivi de trésorerie ;
- un document de gestion des stocks.
Les logiciels de paie
Le logiciel de paie est primordial pour gérer une entreprise, il permet d’automatiser un grand nombre de tâches liées aux ressources humaines et à l’administration. Ce logiciel permet d’établir des fiches de paie et effectuer des déclarations obligatoires. Les logiciels de paie ont beaucoup d’avantages, ainsi ils permettent d’améliorer la productivité du service RH, fiabiliser et rendre autonome le processus de traitement de paie, utiliser des outils de contrôle et de reporting. Les logiciels les plus utilisés par les entreprises sont les suivants :
Les outils pour faire sa comptabilité
La comptabilité est incontournable pour gérer une entreprise. Alors que les grandes entreprises disposent de services dédiés, ce n’est pas le cas pour les PME. Voici des logiciels pour effectuer la comptabilité en suivant les dernières réglementations :
Les outils pour recruter des collaborateurs
Les réseaux sociaux
Qu’ils soient professionnels ou non, il s’agit d’une source inépuisable pour gérer une entreprise et trouver des talents, les plus utilisés sont les suivants :
- Linkedin ;
- Viadeo ;
- Facebook ;
- Twitter.
Le site internet de l’entreprise
Son principal avantage est d’attirer les candidats en présentant l’activité de l’entreprise. Il est compris parmi les outils de gestion d’entreprise, il est donc très important que le site soit constamment mis à jour et surtout rendu attractif. Il permet aussi de parler ses valeurs et de la culture de l’entreprise.
Les tests de sélection
Ils permettent d’évaluer différents aspects qui intéressent le recruteur. On retrouve principalement les tests suivants :
- les tests de personnalité évaluent la capacité à intégrer l’entreprise, à travailler en groupe, évaluer la résistance au stress et à agir sous pression ;
- les tests d’aptitude ou de mises en situation permettent de valider certaines compétences nécessaires à un poste ;
- les tests d’intelligence évaluent la capacité à intégrer rapidement des consignes, des explications et évaluent la vitesse d’analyse et de prise de décision.
Les moteurs de recherche gratuits
Ils permettent principalement de rechercher des candidats par leur CV et son important pour gérer une entreprise. Les plus utilisés sont les suivants :
- Recruitem passe par Google et recherche des profils sur LinkedIn, Github, Xing, Stackoverflow et Twitter ;
- Google CSE sur LinkedIn permet de trouver des profils sur LinkedIn en passant par Google ;
- CVthèque de Pôle Emploi est la plus fournie en France, elle contient des milliers de CV ;
- BreedR est un plugin qui permet de trouver des profils sur l’open web, les réseaux sociaux ou les jobboards gratuits ;
- Stackoverflow, plateforme qui regroupe des profils IT, s’utilise sur une extension Chrome.
Les moteurs de recherche payants
Ces moteurs de recherche sont la plupart du temps gérés par des sites de recherche d’emploi. Les plus utilisés sont les suivants :
- Indeed, fait payer la mise en relation 3 euros (possède des fonctionnalités gratuites telles que la publication d’annonces) ;
- Profile Data permet de chercher des profils sur LinkedIn ainsi que de les classer ;
- Pipler permet de trouver des profils sur tout le web ;
- LinkedIn Recruiter est la version avancée de LinkedIn ;
- CVthèque RegionsJob ;
- CVthèque Monster ;
- CVaden ;
- CVthèque Meteojob.
Les sites emploi (ou Jobboards)
Les sites d’emploi aussi appelés jobboards, sont des outils de gestion d’entreprise qui recensent les candidatures pour faciliter les recherches et gérer une entreprise. Ils peuvent être généralistes ou spécialisés :
- HelloWork regroupe tous les sites emploi régionaux tels que Ouestjobs/NordJobs ;
- Figaro Classifieds regroupe plusieurs sites d’emplois tels que Cadremploi, keljob, Viadeo ;
- Monster est un acteur international généraliste ;
- CleverConnect est le site qui gère Meteojob, qui fait partie des meilleurs sites de recherche d’emploi ;
- Leboncoin Pro qui est dédié à la recherche d’emploi sur Leboncoin ;
- Indeed est classé parmi les meilleurs sites d’emploi mondiaux pour la publication d’annonces.
Les agrégateurs d’offres d’emploi
Ces outils de gestion d’entreprise ont pour but de regrouper des offres d’emploi provenant de différents jobboards :
- Neuvoo/Talent.com agrégateur d’origine québécoise qui est aujourd’hui le premier concurrent d’Indeed ;
- JobiJoba agrégateur français d’origine bordelaise racheté par HelloWork, il a développé d’autres offres autour du matching ;
- Indeed, en plus d’être un site d’emploi, il a aussi la fonction d’agrégateur ;
- Google for Jobs, lancé en France en 2019, répertorie un grand nombre d’offres qui sont accessibles simplement avec l’intitulé du poste recherché.
Les plateformes de mise en relation avec les candidats
Ces plateformes permettent de mettre en relation le recruteur avec des profils qui l’intéressent, les sites qui ont développé cela s’appuient sur un algorithme pour sélectionner le meilleur profil selon l’offre proposée :
- WeLoveDevs est dédiée aux profils techniques et se focalise sur les CDI et les freelances ;
- Talent.io dispose d’une sélection des profils en amont et une facturation au recrutement ;
- Hired met en relation les recruteurs et les développeurs avec une sélection des développeurs en amont qui a connu le succès grâce à sa plateforme de matching ;
- Fifty Talents met en relation de profils techniques avec short-liste à la clé, la rémunération s’effectue au recrutement ;
- Hidden Market plateforme dédiée aux profils tech ;
- HireSweet permet l’aide au recrutement de développeurs et de designers, sa technologie s’appuie sur l’analyse de données publiques ;
- Malt la plateforme de mise en relation et gestion administrative des Freelances du digital ;
- Crème de la crème permet la mise en relation entre étudiants et entreprises pour des missions ponctuelles ;
- StaffMe met en relation gratuitement et immédiatement avec de jeunes indépendants préqualifiés pour la réalisation de tous types de missions temporaires ;
- HireFirst est plateforme de mise en relation avec les profils dans la tech ;
- JobTeaser créé pour les étudiants et les jeunes diplômés, il s’étend désormais à toute l’Europe.
Les outils de multidiffusion
Ces outils de gestion d’entreprise ont pour but d’automatiser la diffusion d’une annonce sur plusieurs sites différents. Cela permet au recruteur de gagner beaucoup de temps. Désormais la gestion des candidatures est aussi intégrée à la plateforme :
Les CRM
Le CRM est un des plus importants parmi les outils de gestion d’entreprise, il permet de faciliter le recrutement en débutant par la création de la fiche de poste jusqu’à la sélection des candidats. Les avantages des logiciels de recrutement – trouver les candidats qui ont les meilleurs profils, – trouver les talents de demain, – optimiser le processus de sélection, – suivre en temps réel l’évolution de l’ensemble de recrutement, – digitaliser le recrutement. Meilleurs logiciels CRM pour gérer une entreprise :
- Beetween,
- Eurécia Recrutement,
- Flatchr,
- Jobaffinity,
- Nicoka ATS,
- Recruitee,
- Recrutor,
- ScopTalent,
- Softy.
Vous savez désormais quels sont les meilleurs outils pour gérer une entreprise. Du recrutement jusqu’au marketing en passant par la gestion financière, ces outils de gestion d’entreprise sont indispensables pour gérer une entreprise.
